Họ và tên là một trong những thông tin của cá nhân, gắn liền với công dân tứ khi sinh ra cho đến khi mất đi, có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong cả đời sống thường ngày và đối với các vấn đề pháp lý. Trên thực tế, việc đặt họ và tên cho con được cha mẹ rất coi trọng, tuy nhiên trong một vài trường hợp sau khi đã đăng ký khai sinh, ghi nhận họ và tên của con trên giấy khai sinh vì một số lý do nhất định mà công dân có nhu cầu đổi họ và tên trên giấy khai sinh. Tuy nhiên không phải bất cứ trường hợp nào, bất cứ lý do nào cũng được chấp nhận đủ điều kiện để thực hiện thủ tục thay đổi họ và tên.

Thứ nhất, điều kiện xin thay đổi họ và tên trên giấy khai sinh:

– Một là, quyền thay đổi họ:

Theo quy định tại Điều 27 Bộ luật Dân sự 2015 công dân có quyền thay đổi họ của mình nếu có một trong những lý do sau đây:

+ Sau khi thực hiện xong thủ tục xác định cha, mẹ, con: thì cha, mẹ hoặc chính công dân có quyền yêu cầu thay đổi họ cho con;

+ Tiến hành chuyển từ họ của mẹ đẻ sang họ của cha đẻ hoặc ngược lại từ họ cha đẻ sang họ mẹ đẻ;

+ Khi họ của cha, mẹ thay đổi thì họ của con cũng thay đổi theo;

+ Trong trường hợp nhận con nuôi:

Khi nhận con nuôi thì cha, mẹ nuôi có quyền yêu cầu thay đổi họ cho con nuôi từ họ của cha đẻ hoặc mẹ đẻ sang họ của cha nuôi hoặc mẹ nuôi;

Khi không nhận làm con nuôi nữa thì con nuôi hoặc cha đẻ, mẹ đẻ của họ có quyền yêu cầu được lấy lại họ cho người được nhận làm con nuôi về lại họ của cha đẻ hoặc mẹ đẻ;

+ Người bị lưu lạc đã tìm ra nguồn gốc huyết thống của mình được quyền yêu cầu thay đổi họ của họ;

+ Trong quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài thì vợ hoặc chồng có quyền yêu cầu thay đổi họ theo họ của người kia để phù hợp với quy định của pháp luật nước mà vợ, chồng người nước ngoài là công dân hoặc thực hiện thủ tục lấy lại họ trước khi thay đổi;

+ Các trường hợp thay đổi họ khác theo quy định của pháp luật về hộ tịch;

– Hai là, quyền thay đổi tên:

Được quy định tại khoản 1 Điều 28 Bộ luật Dân sự 2015, công dân có quyền thay đổi tên khi thuộc một trong các trường hợp trên:

+ Thay đổi tên khi công dân được xác định lại giới tính, người thực hiện việc chuyển đổi giới tính;

+ Nếu việc sử dụng tên của công dân gây ra hậu quả là nhầm lẫn hoặc việc sử dụng gây ảnh hưởng đến tình cảm gia đình của công dân, ảnh hưởng đến danh dự, quyền và lợi ích hợp pháp của công dân;

+ Theo yêu cầu của cha đẻ, mẹ đẻ hoặc người con khi xác định cha, mẹ cho con;

+ Trong trường hợp nhận nuôi con nuôi thì cha nuôi, mẹ nuôi có quyền yêu đổi việc thay đổi tên cho con nuôi hoặc trở lại tên của cha đẻ, mẹ đẻ khi thôi làm con nuôi hoặc khi cha đẻ, mẹ đẻ yêu cầu lấy lại tên đã đặt cho con;

+ Thay đổi tên khi người bị lưu lạc tìm ra được nguồn gốc huyết thống của mình và có nhu cầu muốn thay đổi tên;

+ Tên của vợ hoặc chồng có thể được thay đổi trong quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài nhằm mục đích để phù hợp với pháp luật của nước nơi mà vợ hoặc chồng là người nước ngoài hoặc trước khi thay đổi làm thủ tục lấy lại tên;

+ Theo quy định của pháp luật về hộ tịch trong một số trường hợp khác;

Ngoài các điều kiện riêng về việc đổi họ hay thay đổi tên, cá nhân hay người có yêu cầu muốn thay đổi họ hoặc tên cho bản thân hay cho con thì phải đáp ứng theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP như sau:

+ Người dưới 18 tuổi thay đổi họ, tên phải được sự đồng ý của cha, mẹ người đó và phải được thể hiện rõ ràng trong Tờ khai điều chỉnh thông tin hộ tịch;

+ Riêng đối với việc thay đổi họ, tên của người từ đủ 9 tuổi trở lên phải có được sự đồng ý của chính người đó.

Thứ hai, trình tự, thủ tục thay đổi họ và tên của công dân:

– Bước 1: Người có nhu cầu thực hiện việc thay đổi họ, tên tiến hành chuẩn bị 01 bộ hồ sơ xin thay đổi họ, tên;

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ và tài liệu sau đây:

+ Tờ khai thay đổi hộ tịch theo mẫu trong đó có thể hiện sự đồng ý của cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi của con hoặc của chính người muốn thay đổi họ, tên;

+ Giấy khai sinh của người thay đổi họ, tên (bản gốc);

+ Các giấy tờ, tài liệu để chứng minh về lý do, điều kiện thay đổi họ, tên:

Phụ thuộc vào các lý do và điều kiện thay đổi họ, thay đổi tên khác nhau mà phải có các loại giấy tờ, tài liệu chứng minh tương ứng.

+ Giấy chứng minh thư nhân dân của người thực hiện thủ tục;

– Bước 2: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị nêu trên và nộp tại Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn nơi đã đăng ký khai sinh cho công dân;

– Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
+ Xem xét tính hợp lệ của hồ sơ:

Cán bộ tư pháp – hộ tịch kiểm tra, thẩm định tính hợp lệ của hồ sơ xem có đủ cơ sở, có phù hợp với quy định của pháp luật hay không;

+ Nếu hồ sơ hợp lệ:

Tiến hành ghi vào Sổ hộ tịch, cả người yêu cầu và cán bộ tư pháp – hộ tịch cùng ký tên vào Sổ Hộ tịch, sau đó ghi nội dung thay đổi, cải chính hộ tịch vào Giấy khai sinh của công dân;

Nếu đăng ký thay đổi họ, tên không phải tại nơi đăng ký khai sinh trước đây thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận hồ sơ phải thông báo bằng văn bản đồng thời kèm theo bản sao trích lục hộ tịch gửi đến Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây để tiến hành ghi vào Sổ hộ tịch.

Nếu nơi đăng ký khai sinh trước đây là Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận hồ sơ phải tiến hành thông báo bằng văn bản đồng thời kèm theo bản sao trích lục hộ tịch gửi đến Bộ Ngoại giao để chuyển đến Cơ quan đại diện ghi vào Sổ hộ tịch.

Sau khi ghi nhận thông tin vào Sổ Hộ tịch, cán bộ tư pháp – hộ tịch tiến hành báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người yêu cầu.

+ Nếu hồ sơ không hợp lệ:

Cán bộ tư pháp – hộ tịch tiến hành trả kết quả theo giấy hẹn ban đầu, yêu cầu người nộp hồ sơ bổ sung nếu hồ sơ thiếu giấy tờ, tài liệu luật định hoặc tiến hành trả lại hồ sơ nếu không thể tiến hành thủ tục thay đổi, cải chính thông tin về họ, tên theo quy định của pháp luật.

Thứ ba, thời hạn thực hiện thủ tục thay đổi họ, tên:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 28 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, thời hạn thực hiện thủ tục thay đổi họ và tên của công dân không quá ba ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ.

Tuy nhiên trong trường hợp cần phải xác minh lý do, điều kiện để thay đổi họ và tên thì thời hạn thực hiện được kéo dài thêm nhưng không được quá ba ngày làm việc. Như vậy tổng hợp thời gian thực hiện thủ tục thay đổi họ và tên không được quá 06 ngày làm việc.